Formuläret ska förbereda nästa beslut
Ett offertformulär är inte en digital kopia av ett tomt mejl. Det ska samla den information som hantverksföretaget behöver för att välja nästa steg: ringa kunden, be om komplettering, boka ett besök eller tacka nej till uppdraget.
Utgå från de frågor som alltid ställs i det första telefonsamtalet. Om en uppgift inte påverkar nästa beslut bör den oftast vänta. Ett kortare formulär med rätt frågor är bättre än ett långt formulär som samlar information ingen använder.
Börja med fem uppgifter som fungerar i de flesta hantverksyrken
Jobbtyp, plats, önskad tidsperiod, kort beskrivning och kontaktuppgifter ger en användbar grund. Vilka svarsalternativ som behövs beror på företagets tjänster och område.
Använd tydliga val där kunden känner igen sin situation och lämna ett fritextfält för sådant som inte passar. Fråga inte efter känsliga personuppgifter eller detaljer som inte behövs för att bedöma förfrågan.
- Vilken typ av arbete gäller det?
- Var ska arbetet utföras?
- När önskar kunden start?
- Vad behöver företaget känna till?
- Hur ska kunden kontaktas?
Bilder ska vara enkla att skicka och tydliga att använda
Bilder kan minska antalet följdfrågor vid exempelvis måleri, snickeri, markarbete och renovering. Förklara vad kunden gärna får fotografera och vilka filformat eller storlekar som fungerar.
Företaget behöver samtidigt bestämma var bilderna lagras, hur länge de sparas och vem som får tillgång. Integritetstexten ska beskriva behandlingen med vanliga ord, inte bara länka till en generell policy.
Bekräftelsen är en del av offertformuläret
När kunden trycker på skicka ska sidan visa att förfrågan har tagits emot. Ett automatiskt mejl kan sammanfatta underlaget, ange realistisk svarstid och förklara vad kunden ska göra om ärendet är akut.
Bekräftelsen får inte låtsas att någon redan har granskat uppdraget. Skriv hellre att uppgifterna är mottagna och när personlig återkoppling normalt sker. Företaget bör få en separat avisering och förfrågan bör sparas utanför den vanliga mejlinkorgen.
- Tack och kvittens
- Sammanfattning av valen
- Realistisk svarstid
- Kontaktväg vid brådskande ärende
- Referensnummer när det hjälper
Mät var kunder avbryter och förbättra en sak i taget
Om många öppnar formuläret men få skickar kan en fråga vara oklar, filuppladdningen för tung eller formuläret för långt på mobil. Mät hellre några begripliga steg än att samla stora mängder statistik utan beslut.
Testa regelbundet hela vägen från mobil till lagring, mejl och kundbekräftelse. En förändring i taget gör det lättare att förstå vad som faktiskt hjälpte.